○広域紋別病院企業団文書取扱規則
平成23年1月19日
規則第1号
目次
第1章 総則(第1条－第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条－第12条)
第3章 文書の起案、決裁等(第13条－第22条)
第4章 文書の施行(第23条－第29条)
第5章 文書の整理及び保存(第30条－第38条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規則は、企業団の文書取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、丁寧に取り扱い、その処理は確実かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにし、事務能率の向上に努めるものとする。
(文書事務の統括)
第3条 総務課長は、病院における文書事務を統括する。
2 総務課長は、各部及び課(科、室等を含む。以下同じ。)の文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。
(各部課長の職務)
第4条 各部課長は、文書取扱いの原則に従い、各部及び課における文書事務が適正かつ円滑に行われるように努めるものとする。
(文書取扱主任)
第5条 課長の文書事務を補佐させるため、事務部の各課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、係長をもって充てる。この場合において、2人以上の係長を置く課にあっては課長が指定する者をもって充てる。
3 文書取扱主任は、課長の命を受けて次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書の受領、発送及び審査に関すること。
(2) 文書事務処理の促進、改善、整理及び管理に関すること。
(3) 文書の公開及び個人情報保護に関すること。
(4) 保存文書の引継ぎその他文書の取扱いに関すること。
(簿冊)
第6条 文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。
(1) 総務課に備える簿冊
ア 文書発送簿
イ 文書収受簿
ウ 特殊文書収受簿
エ 法令台帳
オ 公示令達簿
カ 保存文書台帳
キ 保存文書貸出・閲覧簿
ク 廃棄文書目録
(2) 各課に備える簿冊
ア 文書受付簿
(文書の記号及び番号)
第7条 文書(法規、公示及び令達文書を除く。)は、次により暦年に相当する数字の次に記号及び番号を付するものとする。
(1) 文書の記号は、「紋病」とする。
(2) 文書の番号は、文書発送簿により、暦年による一連番号を付する。
(法規文書等の記号及び番号)
第8条 法規文書等には、次により記号及び番号を付するものとする。
(1) 条例、規則、管理規程及び訓令の記号は、それぞれ「広域紋別病院企業団条例」、「広域紋別病院企業団規則」、「広域紋別病院企業団管理規程」及び「広域紋別病院企業団訓令」とし、これらの番号は、法令台帳による番号とする。
(2) 告示及び公告の記号は、それぞれ「広域紋別病院企業団告示」及び「広域紋別病院企業団公告」とし、これらの番号は、公示令達簿による番号とする。
2 前項各号に規定する番号は、暦年による一連番号とする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第9条 病院に到達した文書は、総務課において受領し、親展文書、書留文書又はこれに類するものを除き、すべて開封するものとする。
2 前項の規定により開封した文書は、次により収受するものとする。
(1) 文書の余白に収受印を押すこと。
(2) 軽易な文書を除き文書収受簿に記載すること。
3 前項の規定により収受した文書は、担当課の文書取扱主任又は担当部署に配布するものとする。
4 親展文書は、開封せず封筒に収受印を押し、特殊文書収受簿に記載の上関係職員に配布し、その受領印を徴するものとする。
5 書留、内容証明、配達証明及び特別送達文書は、封筒に収受印を押し、特殊文書収受簿に記載の上、担当課の文書取扱主任又は担当部署に配布し、その受領印を徴する。ただし、配布先が明らかでないものは、開封の上処理する。
6 電報及び収受した文書のうち現金等が添えられている文書は、特殊文書収受簿に記載の上、担当課の文書取扱主任又は担当部署に配布し、その受領印を徴するものとする。
7 2課以上に関係のある文書は、総務課長が最も関係が深いと認める課に配布するものとする。
(郵便料の未納又は不足文書)
第10条 到着した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、総務課長の判断により、当該料金を納付して受領することができる。
(勤務時間外の文書等の受領)
第11条 勤務時間外に到達した文書等は、宿日直員から引継ぎを受けた後、第9条の規定により処理するものとする。
(配布文書の処理)
第12条 文書取扱主任は、第9条の規定により文書の配布を受けたときは、次により処理するものとする。
(1) 文書を点検して受領し、課長の閲覧を受けること。
(2) 文書受付簿への記載を省略された文書は、当該文書を担当する係長に配布すること。ただし、記載して処理することが適当であると認められる文書は、総務課長に送付してその手続を求めること。
(3) 自課に属しない文書は、直接転送することなく事由を付せんに記入して総務課長に返付すること。
2 親展文書は、その文書が秘密に属さず文書収受簿に記載の上処理する必要があるときは、速やかに総務課長に返付するものとする。
第3章 文書の起案、決裁等
(処理方針)
第13条 課長は、配布文書を閲覧し、自ら処理するもののほかは、当該事務の担当者に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。
2 課長は、収受文書のうち次に該当するものは、当該文書の上部余白に「一応呈覧」と朱書して、速やかに上司の閲覧に供するものとする。
(1) 上司に文書の内容の迅速な伝達を必要とするもの
(2) 重要な文書で、その処理にあらかじめ上司の指示を必要とするもの
3 施行期日の予定されるものは、必要な審議の機会を失わないように余裕をおいて起案しなければならない。
(文書の起案)
第14条 起案は、起案用紙を用いて行うものとする。
(1) 収受した文書に関して起案する場合であって内容が軽易なとき 当該文書の余白に朱書して起案すること。
(2) 起案すべき内容が定例的で課長が認める場合 あらかじめ起案用紙に印刷して起案すること。
(3) 前項に規定する起案用紙により難い場合 一定の簿冊を用いて起案すること。
(文書の書式)
第15条 文書は、左横書きとするものとする。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、縦書きとすることができる。
(1) 法令等の規定により縦書きとすべきもの
(2) 他の官公署に提出する文書等で、当該官公署が縦書きとすべきものと定めているもの
(3) 賞状、表彰状、感謝状等
(4) 祝辞、式辞及び弔辞
(5) 前各号に掲げるもののほか、特に必要があるもの
(文書の作成)
第16条 文書は、次に掲げるところにより作成するものとする。
(1) 起案文書には、簡潔な件名を付け、その次に照会、回答、通知等その文書の性質を表す字句を括弧書すること。
(2) 起案文書には、起案理由、根拠法令その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付すること。ただし、起案の内容が定例又は軽易なものについては、これを省略することができる。
(3) 同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添付すること。
(秘密文書の指定等)
第17条 関係者以外の者に秘密にしなければならない事項を内容とする文書は、秘密文書として指定し、その見やすい箇所に「秘」と朱書して表示するものとする。
(特別な発送の表示)
第18条 速達、書留、親展、荷物、配達照明、内容証明、電報、はがき、ファクシミリ、電子メール等特別な発送を必要とする場合には、起案文書にその旨を表示するものとする。
(回議及び合議)
第19条 起案文書は、次の方法により決裁又は閲覧を受けるものとする。
(1) 関係課員に回議し、文書取扱主任の審査を受け、順次所属上司を経て、決裁者の決裁を受けること。
(2) 他の部課に関係があるものは、担当課と同じ部内のときは担当課長、他の部のときは担当部長の決裁を受けた後関係部長及び課長に合議すること。ただし、定例又は軽易な事実については、関係課長への合議だけにとどめることができる。
(3) 単に閲覧にとどめる趣旨の合議は、なるべく省略し、決裁を受けた後回覧すること。
2 合議を受けた関係部長及び課長は、当該起案文書に異議があるときは、担当部長及び課長と協議し、調整するものとする。
3 重要若しくは秘密の取扱いを要する起案用紙又は急施を要する起案用紙は、起案者又はその上司が持ち回って決裁を受けるものとする。
4 秘密の取扱い又は緊急を要する文書は、通常の手続によらず上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において処理後速やかに正規の手続をとらなければならない。
(決裁年月日)
第20条 決裁文書には、前条に規定する回議又は合議の手続を終了した年月日を決裁年月日として記入するものとする。
(原議の内容変更)
第21条 起案者は、原議中に誤りを発見したときは、これを訂正して証印し、上司の承認を受けるものとする。
2 決裁を受けた後に、事情の変更により施行を保留し、又は廃案するときは、理由を付し上司の承認を受けなければならない。この場合において合議した関係部長及び課長にその旨を通知し、又は原議を回示するものとする。
(電話又は口頭による照会等の取扱い)
第22条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を明記し、この規則により処理するものとする。
第4章 文書の施行
(文書の施行)
第23条 文書の施行は、次により行うものとする。
(1) 日時を指定されたものを除き、速やかに行うこと。
(2) 原議を照合確認し、文書発送簿に記載して行うこと。ただし、軽易な文書は「号外」として処理することができる。
(文書の浄書)
第24条 文書は、次により担当課で速やかに浄書するものとする。
(1) 文書の記号、番号、施行年月日、発信者の職名、あて名、標題及び本文を原議に基づいて浄書すること。
(2) 文書の日付は、施行する日とすること。
(3) 浄書した文書は、必ず照合を行い、法令等により契印を必要と定められているものは、契印を押印すること。
(発信者名及びあて先名)
第25条 施行を要する文書の発信者名は、原則として企業長名又は院長の職氏名とする。ただし、その性質又は内容により特に必要があると認める文書又は軽易な事案に係る文書については、事務局長等の職氏名を用いることができる。
2 官公署あてに発送する文書及び企業団内文書のあて先名及び発信者名は、職名のみを用い、氏名を省略することができる。
(事務担当の表示)
第26条 施行する一般文書には、必要に応じ当該文書の末尾に課名、担当者名及び電話番号を表示する。
(公印)
第27条 発送する文書(書簡文を除く。)は、広域紋別病院企業団公印規則(平成22年広域紋別病院企業団規則第3号)に定める公印を押印するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において、公印を省略したときは、原則として当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
(1) 他の地方公共団体の機関あてに発する往復文書(重要なものを除く。)
(2) 前号に規定するもの以外のものあてに発する軽易な往復文書(照会、回答、依頼、通知、送付及び報告のうち、権利義務にかかわらないもので、課長等が軽易であると認める文書をいう。)
(文書の発送)
第28条 文書を企業団外に発送するときは、直接発送の必要があるもののほかは、総務課において行うものとする。
2 企業団内への文書の送付は、直接に又は総務課に設置の文書配布棚により行うものとする。
第29条 第25条第2項に規定する文書は、ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第30条 文書は、常に未着手文書、未完結文書又は完結文書に区分して整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにしておくものとする。
2 重要な文書は、天災地変に際しいつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしておかなければならない。
(文書の持ち出し等)
第31条 文書は、上司の許可を得ないで企業団外に持ち出し、部外者に示し、又は写させてはならない。
(保存期間及び種別)
第32条 文書の保存期間及び種別は、別に定めるものを除き、次のとおりとする。
(1) 第1種 永年
ア 条例、規則その他例規の原議
イ 重要な事業計画及びその実施に関する書類
ウ 企業団史及びその資料となる重要書類
エ 所管行政庁からの令達、通知その他往復文書で重要な書類
オ 訴願、訴訟及び異議申立てに関する書類
カ 重要な統計表
キ 重要な契約書
ク 人事に関する重要な書類
ケ 財産、営造物及び財政に関する重要な書類
コ 事務引継に関する重要な書類
サ 金銭出納に関し、特に後日の証明上重要な書類
シ その他重要であって、永年保存の必要があると認める書類
(2) 第2種 10年間
ア 法規により処理したもので重要な書類
イ 決算の認定を終えた金銭物品に関する重要な書類
ウ その他10年間保存の必要があると認める書類
(3) 第3種 5年間
第1種及び第2種に属さないもので5年間保存の必要があると認める書類
(4) 第4種 1年間
第1種、第2種及び第3種に属さない書類
2 文書の保存期間は、処理完結の翌年度(暦年によるものは、処理完結の翌年)から起算する。
(完結文書の保管)
第33条 完結文書は、次に定めるところにより、担当課において保管するものとする。
(1) 第1種、第2種及び第3種に属する文書 最初の1年
(2) 第4種に属する文書 保存期間の全部
(保管文書の引継ぎ)
第34条 前条の規定により保管を終えた文書(以下「保存文書」という。)は、保存文書目録を添えて、総務課長に引き継ぐものとする。
(文書の保存)
第35条 総務課長は、前条の規定により文書の引継ぎを受けたときは、保存文書台帳に登録し、書庫に保管するものとする。
2 書庫に保管するに当たっては、文書は種別ごとに分類し、課ごとに年次別類目順に整理しておくものとする。
(書庫)
第36条 書庫は、総務課長が管理する。
2 書庫は開閉を厳にし、そのかぎは総務課長が保管するものとする。
3 書庫内は、常に整理し、清掃し、換気、防虫及び防湿に注意するものとする。
4 書庫内では、喫煙その他の一切の火気を用いてはならない。
(保存文書の閲覧等)
第37条 保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする者は、保存文書貸出・閲覧簿により総務課長の承認を受けるものとする。
2 閲覧又は貸出し中の保存文書は、どのような理由がある場合でも、抜取り、差替え、書替え等をしてはならない。
(保存期間満了の文書)
第38条 保存期間が満了した文書は、総務課長が廃棄するものとする。
2 文書の廃棄に当たっては、総務課長は当該文書の担当課長に通知し、決裁を受けるものとする。
3 保存期間が満了した文書であっても担当課長から申出があったときは、期間を定めて保存することができる。
4 保存期間中の文書であっても担当課長が保存する必要がないと認めるものについては、保存期間の定めにかかわらず、総務課長がこれを廃棄することができる。
5 総務課長は、廃棄すべき文書であっても企業団資料として必要があるものは、適当な方法で保存することができる。
6 文書を廃棄し、又は紛失し、若しくは毀損したときは、総務課長は、その事由を明記して保存文書台帳を整理しておくものとする。
附則
この規則は、平成23年4月1日から施行する。